Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der MODIVO-Gruppe im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen, Kontaktaufnahme und Personalbeschaffung

1. Administrator personenbezogener Daten

Diese Information gilt für Unternehmen der MODIVO-Gruppe („MODIVO-Gruppe“), deren aktuelle Liste unter Unternehmen der MODIVO-Gruppe zu finden ist.

Im Allgemeinen entscheidet jedes Unternehmen der MODIVO-Gruppe unabhängig über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten („personenbezogene Daten“), was bedeutet, dass jedes Unternehmen ein separater Administrator („Administrator“) ist - je nachdem, mit welchem Unternehmen Du einen Vertrag abschließt, eine Geschäftsbeziehung hast oder bei welchem Unternehmen Du Dich bewirbst, ist im Allgemeinen dieses Unternehmen der Administrator Deiner personenbezogenen Daten.

Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen gelten für jedes Unternehmen der MODIVO-Gruppe, in einem Umfang, in dem diese Unternehmen Administratoren sind, wobei MODIVO S.A. der Administrator für die meisten Prozesse innerhalb der MODIVO-Gruppe ist.

Die Unternehmen der MODIVO-Gruppe verfolgen eine gemeinsame Einstellungspolitik und legen gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern für eine Stelle in der MODIVO-Gruppe fest und sind in dieser Hinsicht Co-Administratoren der personenbezogenen Daten – weitere Informationen zu diesem Thema findest Du unten.

Es kann auch vorkommen, dass ein bestimmtes Unternehmen Tätigkeiten für ein anderes Unternehmen der MODIVO-Gruppe ausführt, z. B. in Bezug auf Logistik oder Marketing. In diesem Fall wird das Unternehmen, das diese Tätigkeiten ausführt, jedoch nicht zum Administrator Deiner personenbezogenen Daten, sondern verarbeitet sie auf der Grundlage eines mit dem Administrator abgeschlossenen Betrauungsvertrags.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Deine personenbezogenen Daten können im Zusammenhang mit einer Reihe von Situationen verarbeitet werden:

• wenn Du uns Deine personenbezogenen Daten persönlich über verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt hast (z. B. durch Übermittlung einer Anfrage/eines Angebots per E-Mail, Post, Telefon oder über ein Formular auf unseren Websites);

• im Rahmen unserer Zusammenarbeit bei der Unterzeichnung oder Ausführung des Vertrags;

• wenn wir Deine personenbezogenen Daten aus anderen Quellen erhalten haben (z. B. von einem Unternehmen, mit dem Du zusammenarbeitest und das unser Vertragspartner/Kunde ist, einschließlich eines anderen Unternehmens der MODIVO-Gruppe).

Diese Information gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Online-Shops MODIVO.DE durch unsere Kunden und dem Abschluss von Verträgen über diesen Shop - wenn Du Informationen zu diesem Thema erhalten möchtest, lies bitte unsere Datenschutzerklärung.

3. Verarbeitung im Zusammenhang mit Geschäfts-, Handels- und Kontaktbeziehungen

a. Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Als Administrator verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden und Geschäftspartner sowie deren Angestellten/Mitarbeiter, sowie personenbezogene Daten anderer Personen, die uns im Rahmen der Erfüllung von Verträgen per Telefon, E-Mail oder Formulare auf unseren Websites zur Verfügung gestellt wurden.

Im Zusammenhang mit den oben genannten Beziehungen können wir die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten: Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Daten zu beruflicher Position und beruflichen Qualifikationen sowie andere personenbezogene Daten, die uns im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit oder Kontaktaufnahme zur Verfügung gestellt wurden.

Wir erhalten die oben genannten personenbezogenen Daten direkt von Dir sowie von anderen Personen, z. B. von Deinen Arbeitgebern/Auftraggebern.

b. Zweck und Grundlage der Verarbeitung

Im Zusammenhang mit den oben genannten Beziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• die Aufnahme der Zusammenarbeit und den Abschluss des Vertrages;

• die Erfüllung des geschlossenen Vertrages, einschließlich seiner Abwicklung;

• die Beantwortung von Anfragen oder Anträgen und die Aufrechterhaltung der/des weiteren Korrespondenz/Kontakts in diesem Umfang;

• Marketing und Kontaktaufnahme bezüglich anderer Informationen und Dienstleistungen des Administrators;

• zur Abwehr möglicher Ansprüche sowie zum Zweck einer möglichen Weiterleitung von Ansprüchen;

• zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des Administrators (z. B. Steuern, Buchhaltung).

Die Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Administrator ist:

• die Notwendigkeit, den Vertrag zu erfüllen oder auf Antrag der betroffenen Person vor seinem Abschluss Maßnahmen zu ergreifen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b);

• die Umsetzung der dem Administrator auferlegten gesetzlichen Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c);

• das berechtigte Interesse des Administrators in Form der Vermarktung der Produkte und Dienstleistungen des Administrators oder eines Dritten, Kontaktaufnahme, einschließlich Korrespondenz und Verteidigung gegen mögliche Ansprüche (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f);

Die Angabe personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig, kann jedoch zum Abschluss oder zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Beantwortung einer Anfrage oder zur Führung von Korrespondenz erforderlich sein.

c. Dauer der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der zum Zwecke des Vertragsabschlusses und der Vertragserfüllung erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt für die Dauer des Vertrags oder bis Du der Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses widersprichst, es sei denn, gesetzliche Bestimmungen (z. B. zu Archivierung, Steuern, Buchhaltung) verpflichten uns die Daten länger zu verarbeiten oder wir speichern sie für den Fall etwaiger Ansprüche länger für die gesetzliche Verjährungsfrist – je nachdem, welche dieser Fristen länger ist.

Deine personenbezogenen Daten, die Du uns im Rahmen der Kontaktaufnahme zur Verfügung stellst, werden bis zur Beendigung der Kommunikation mit Dir und im Falle von Marketingmaßnahmen bis zu Deinem Widerspruch verarbeitet, es sei denn, gesetzliche Bestimmungen verpflichten uns analog zu den obigen Informationen zu einer längeren Verarbeitung oder bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für mögliche Ansprüche.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung

Da die Unternehmen MODIVO S.A., eobuwie.pl Logistics sp. z o.o. und eschuhe.de GmbH innerhalb der MODIVO-Gruppe eine gemeinsame Einstellungspolitik verfolgen, sind sie in dieser Hinsicht gemeinsam für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten als Stellenbewerber verantwortlich. Um die in Artikel 26 der DSGVO festgelegten Verpflichtungen ordnungsgemäß zu erfüllen, haben die oben genannten Unternehmen als Co-Administratoren den angemessenen Umfang ihrer Verantwortlichkeiten zur Erfüllung der sich aus der DSGVO ergebenden Pflichten festgelegt.

a. Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern, die über alle verfügbaren Bewerbungskanäle bereitgestellt werden. Im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten (die Verarbeitung einiger personenbezogener Daten kann von Deiner Einwilligung abhängen): Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Bildungsdaten, Daten zu Fähigkeiten und früherer Beschäftigung, Daten zu Rechten und andere personenbezogene Daten, die uns während des Bewerbungsprozesses bereitgestellt wurden.

b. Zweck und Grundlage der Verarbeitung

Im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten zu den Zwecken, die für das laufende Einstellungsverfahren in der MODIVO-Gruppe und, sofern Du Deine Zustimmung gegeben hast, für künftige Einstellungsverfahren für ähnliche Stellen erforderlich sind. Die Grundlage für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ist die Durchführung von Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags, die Bestimmungen des geltenden Rechts, insbesondere das Arbeitsgesetzbuch und die Durchführungsgesetze, und in einem größeren Umfang als in diesen Bestimmungen vorgesehen oder für zukünftige Einstellungsverfahren, Deine Einwilligung. Wenn Du eine der oben genannten Einwilligungen erteilt hast, kannst Du diese jederzeit widerrufen - dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die wir vor dem Widerruf durchführen werden. Wir werden Deine personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um mögliche Streitigkeiten zwischen Dir und einem der Co-Administratoren beizulegen (die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in einem solchen Fall ist das berechtigte Interesse des Administrators). Wir können Deine personenbezogenen Daten auch für Marketingzwecke der Co-Administratoren oder ihrer Partner verarbeiten. In diesem Fall ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Administrators oder eines Dritten (Eigenmarketing der Co-Administratoren oder der Partner).

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig, aber notwendig, um den Einstellungsprozess durchzuführen und eine mögliche weitere Zusammenarbeit zu begründen.

c. Dauer der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten im Allgemeinen für die Dauer des Einstellungsverfahrens oder, abhängig von Deiner zusätzlichen freiwilligen Einwilligung, für zukünftige Einstellungsverfahren oder bis Du Deine Einwilligung widerrufst, und im Falle von Marketingaktivitäten – bis Du Einspruch erhebst, wobei sie jedoch nach Ablauf einer angemessenen Frist gelöscht werden, soweit wir nicht gesetzlich zu einer längeren Verarbeitung dieser Daten verpflichtet sind oder wir sie für den Fall etwaiger Ansprüche länger aufbewahren, und zwar für die gesetzliche Verjährungsfrist, insbesondere das Arbeitsgesetzbuch oder das Bürgerliche Gesetzbuch.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Deine personenbezogenen Daten können an Unternehmen übermittelt werden, die uns bei der Kommunikation mit unseren Vertragspartnern und Kunden helfen (z. B. sie unterstützen uns beim Versenden von E-Mails und bei Werbeaktivitäten - auch bei Marketingkampagnen), die uns beim Betrieb unserer Website und Anwendung helfen, sie unterstützen uns bei dem Betrieb unserer IKT-Tools und -Systeme (z. B. Datenspeicherung), sowie an Versandunternehmen, Unternehmen, die Zahlungen bedienen (Internet-Zahlungsanbieter und Banken) und zur Erbringung laufender Rechtsdienstleistungen, Audits usw., auch im Rahmen der oben genannten Tätigkeiten, an andere Unternehmen der MODIVO-Gruppe.

Im Falle der Personalbeschaffung können Deine personenbezogenen Daten auch an Unternehmen weitergegeben werden, die uns technisch oder organisatorisch bei der Durchführung der Personalbeschaffung, einschließlich der Kommunikation mit den Bewerbern, unterstützen.

6. Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

In Ausnahmefällen können wir Deine personenbezogenen Daten an unsere Verarbeitungspartner außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, jedoch nur in dem Umfang, der für die Erbringung von Dienstleistungen durch diese Partner für uns erforderlich ist, insbesondere für IT-Dienstleistungen (z. B. Cloud-Speicher). Die Sicherheit Deiner personenbezogenen Daten wird durch die von uns angewandten Schutzmaßnahmen gewährleistet, zu denen unter anderem von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und Betrauungsverträge für die Verarbeitung personenbezogener Daten gehören, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Bei der Übermittlung von Daten in Länder außerhalb des EWR bemühen wir uns nach Kräften, durch zusätzliche Datensicherheitsvorkehrungen sicherzustellen, dass unsere Partner ein angemessenes Schutzniveau bieten. Du hast das Recht, eine Kopie der Schutzmaßnahmen zu erhalten, die wir bei Datenübermittlungen in Länder außerhalb des EWR anwenden, indem Du Dich insbesondere an unseren Datenschutzbeauftragten wendest.

7. Berechtigungen

In jedem Fall hast Du das Recht auf:

a. den Zugriff auf die personenbezogenen Daten (einschließlich z. B. der Information, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden);

b. die Anforderung der Berichtigung und Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten (z. B. wenn diese ungültig sind);

c. die Löschung der personenbezogenen Daten (z. B. wenn diese unrechtmäßig verarbeitet wurden);

d. die Übertragung von personenbezogenen Daten, die Du dem Administrator zur Verfügung gestellt hast und die automatisiert verarbeitet werden, und die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage einer Einwilligung oder auf der Grundlage eines Vertrags, z. B. an einen anderen Administrator;

e. den Einspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einzulegen, wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Administrators oder eines Dritten erforderlich ist, insbesondere der Verarbeitung zu Marketingzwecken;

f. das Einreichen einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, hast Du das Recht, diese jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf auf der Grundlage der Einwilligung erfolgte, berührt wird.